Como usar o SCROW

O SCROW segue a ordem real de uma produtora: primeiro a venda, depois a entrega, depois o dinheiro. Se essa é a sua primeira vez no app, esses cinco passos cobrem o caminho inteiro — cada um leva direto ao módulo certo, que é explicado em detalhe logo abaixo.

• Configure a sua produtora. Logo, nome, tema de cor e dados de PF ou PJ ficam em Configurações. É o que aparece depois nas propostas e no Portal do Cliente.
• Cadastre o primeiro cliente. Em Projetos, o botão Novo cliente abre um formulário guiado — e já pergunta se você quer criar o primeiro projeto (e a estrutura de pastas no Drive) na sequência.
• Se a venda ainda não fechou, comece pelo Comercial. Registre a oportunidade no funil, monte o Orçamento entendendo o custo real, gere a Proposta e mande o link — o aceite do cliente já transforma tudo em projeto sozinho.
• Acompanhe a entrega pela Produção. Mova as tarefas no Kanban; quando uma chega na coluna final, o SCROW já pergunta se quer liberar a entrega na Área do Cliente.
• Feche o ciclo no Financeiro e chame a equipe. Lançamentos entram sozinhos quando nascem de uma proposta ou de uma entrega; o resto você lança à mão. Convide quem trabalha com você em Configurações › Equipe, escolhendo módulo a módulo o que cada pessoa enxerga.

As seções a seguir seguem essa mesma ordem — a da barra lateral do app — e detalham o que cada módulo faz, de verdade, por dentro.

A primeira tela ao entrar. Não é um painel de enfeite — cada número nele é calculado ao vivo a partir da operação real (Financeiro, Produção, Clientes, Agenda), e clicar em qualquer um leva direto pro módulo de origem.

No topo, três indicadores: receita do mês, projetos ativos e a meta do mês. Abaixo, a trajetória de caixa — uma projeção de quando o caixa pode zerar, a partir dos seus lançamentos financeiros de verdade — um mini-calendário com os eventos do mês, um widget de tarefas rápidas e um painel de pendências, pacotes de cliente consumidos e entradas/saídas por categoria.

O funil de oportunidades, em Kanban. Cinco estágios fixos — Lead → Contato → Oportunidade → Follow-up → Proposta — e cada card guarda cliente, contato, origem (indicação, redes sociais, WhatsApp, site, evento), valor estimado, responsável e o próximo passo.

O SCROW marca sozinho os leads sem acompanhamento recente, pra nenhuma oportunidade morrer esquecida. E quando um lead entra em Proposta, o app já pergunta se você quer criar o Orçamento correspondente — se confirmar, cria e leva direto pra lá, com cliente e nome já preenchidos.

Um módulo só, com duas abas. O orçamento é onde o preço nasce do custo: você lança os itens de produção, pós e extras — cada um com quantidade e valor — e o SCROW soma o custo real em tempo real. Dois controles simples fecham a conta: a margem (o quanto você quer ganhar em cima do custo) e o imposto (calculado por dentro, do jeito que ele realmente pesa no preço final). O resultado mostra custo, margem, lucro estimado e preço final lado a lado, sempre visível enquanto você monta.

A proposta nasce do orçamento aprovado internamente. Cada uma ganha um link público — sem o cliente precisar de login — com a identidade da sua produtora, o plano de parcelas e o portfólio que você configurou. Quando o cliente aceita pelo link (nome, e-mail, data, hora e IP ficam registrados como prova), ou quando você marca como aprovada manualmente, o SCROW cria o projeto sozinho, vincula o cliente e já lança as parcelas a receber no Financeiro.

A visão de tudo o que está em andamento: produções ativas, tarefas atrasadas, o que está em aprovação e as entregas mais próximas, além de um cartão por cliente ativo e um planejamento da semana.

Um projeto pode nascer de uma proposta aprovada ou ser criado direto por aqui. Ao cadastrar um cliente novo, o SCROW pergunta se você já quer criar o primeiro projeto — e, se o Google Drive estiver conectado, se quer montar a estrutura de pastas dele automaticamente (entregas, aprovação, backups e o resto, já organizadas).

Cada cliente tem também uma ficha própria, com o contrato e o pacote que ele tem contratado (e quanto dele já foi usado), o acesso dele ao Portal do Cliente, os projetos em andamento e arquivados, e as tarefas em aberto — tudo reunido num lugar só, mesmo que o cliente tenha vários projetos.

O Kanban de um projeto por vez. As colunas não são fixas — você cria, renomeia, reordena e escolhe qual é a etapa final de entrega, do jeito que a sua produtora realmente trabalha. O progresso do projeto é calculado pela posição de cada tarefa nesse fluxo, não só pela etapa final.

Quando uma tarefa chega na coluna final, o SCROW pergunta se você quer liberar aquela entrega na Área do Cliente agora — e, se havia uma parcela financeira esperando a entrega, se quer marcá-la como cobrável também. Uma decisão no Kanban já resolve as duas próximas etapas.

O SCROW tem um painel que abre dentro do Premiere Pro, do After Effects e do DaVinci Resolve. Ele mostra as tarefas abertas de quem está editando, ao lado da timeline; os pedidos de ajuste do cliente com tempo (“1:23 cortar antes da fala”) viram marcadores na sequência; e a versão vai pra aprovação colando o link do arquivo — o cliente recebe no portal e a tarefa muda de etapa sozinha.

Qualquer pessoa da equipe instala o seu em Configurações › Editores: escolhe o programa e o sistema, cola uma linha no Terminal (Mac) ou no PowerShell (Windows) e gera um código por computador. O código aparece uma vez e pode ser revogado a qualquer hora; o dono da conta vê todos os computadores conectados e pode desligar o painel pra produtora inteira. Final Cut Pro ainda não tem painel.

O que o seu cliente vê — sem nunca abrir o backstage. Reúne, num só lugar, o que antes eram módulos separados de aprovação e entrega: o resumo do projeto numa etapa simples de entender (pré-produção, captação, pós, revisão, entrega), as aprovações de material com versionamento (v1, v2, v3…), as entregas liberadas, os arquivos e os contratos.

Nas aprovações, quando o cliente pede ajuste, ele registra exatamente o que precisa mudar e pode anexar uma referência — e o SCROW oferece criar direto uma tarefa de revisão na Produção, sem precisar repetir o pedido em outro lugar.

Nas entregas, ficam os arquivos finais liberados, o que ainda falta e o que precisa acontecer depois — o projeto só é considerado encerrado quando tudo isso está resolvido, não quando o arquivo sai da ilha de edição.

O acesso do seu cliente a tudo isso é por login próprio — e-mail e senha que você cria pra ele — num app separado do seu, com o seu domínio. Ele nunca entra no SCROW que você usa; entra só no que é dele.

Sete visões sobre o mesmo dinheiro: visão geral, lançamentos, contas, resultado por projeto, rentabilidade ("deu lucro?"), ranking de clientes e a parte fiscal. Cada lançamento tem tipo (receita, despesa ou transferência), status, categoria e pode se ligar a um cliente e a um projeto — parcelamentos ficam agrupados automaticamente.

A margem é calculada em regime de caixa, só sobre o que já entrou ou saiu de verdade: a margem bruta desconta o custo direto da produção; a margem líquida desconta também despesa operacional e o imposto estimado pelo seu regime tributário. Transferências entre contas nunca entram nessa conta — não são receita nem despesa, só dinheiro mudando de lugar.

Modelos reutilizáveis e os contratos gerados a partir deles, com status de rascunho, enviado para assinatura e assinado. Conectando a sua própria conta do Autentique, o SCROW manda o contrato pra assinatura eletrônica de verdade e acompanha quando cada parte assina — sem você precisar checar por fora. Um contrato assinado pode ser liberado direto na Área do Cliente daquele projeto.

Um calendário que já nasce cheio, sem você duplicar nada: vencimentos que vêm do Financeiro, prazos e marcos que vêm da Produção, e os eventos que você cria manualmente aqui — tudo com cor própria por natureza (captação, prazo, tarefa, receita, despesa), ajustável em Configurações.

A integração com o Google Agenda é de mão única: o SCROW cria uma agenda própria, chamada SCROW, dentro da sua conta do Google, e escreve os compromissos nela — ela aparece no seu celular e em qualquer lugar onde você abre o Google Agenda, mas o SCROW não lê a sua agenda pessoal. Quem precisa dos dois sentidos — ver o que já está marcado fora do SCROW, e escrever nele também — encontra isso no Outlook / Microsoft 365, que sincroniza nos dois sentidos.

Um chat que conhece a operação real da sua produtora e responde em português — nunca inventa número: tudo o que ele diz vem de uma consulta de verdade aos seus dados. Dá pra perguntar como está o caixa, quais entregas estão atrasadas, o resumo de um projeto, o ranking de rentabilidade, quem na equipe está sobrecarregado, quanto de armazenamento ainda resta — e dezenas de outras coisas, cobrindo praticamente todos os módulos.

A regra que protege tudo: o Assistente nunca grava nada sozinho. Quando você pede uma ação — lançar uma despesa, mover um lead no funil, criar uma tarefa, mudar a permissão de alguém da equipe — ele monta a proposta e mostra um cartão de confirmação na tela. Só acontece de verdade quando você confirma, pela mesma ação que um formulário manual usaria. E ele respeita as mesmas permissões do resto do app: não é um atalho pra ver o que você não veria na tela.

Duas frentes. A primeira é a conexão de nuvem — Google Drive e Dropbox — para escolher onde as entregas de cada projeto ficam guardadas. A segunda é o controle de mídia física: cadastre os seus HDs e SSDs, as pastas dentro deles ligadas a cada projeto, marque o que já foi enviado pra nuvem e, só depois disso, libere o espaço no disco.

O estágio de cada mídia (pré-produção, em produção, em edição, finalizado) segue o progresso real do Kanban de Produção — nunca é um status paralelo que alguém esqueceu de atualizar.

O inventário da produtora: valor de compra, quantas produções cada item já rodou e o retorno que ele já trouxe (receita atribuída dividida pelo valor de compra — um indicador de direção, não uma conta contábil exata). Uma lista separada de equipamento planejado, com prioridade, guarda o que você ainda pretende comprar, sem entrar na soma do que já foi investido de verdade.

Visível só para o dono da conta. É onde a identidade da produtora é montada — logo, tema de cor, nome que aparece na barra lateral e os dados usados nas propostas (sobre a empresa, portfólio, clientes atendidos) — e onde a equipe entra.

Convidar alguém cria um e-mail e senha próprios pra essa pessoa, e você decide, módulo a módulo, o que ela enxerga: Projetos, Comercial, Orçamentos, Produção, Área do Cliente, Financeiro, Contratos, Agenda, Assistente, Armazenamento e Equipamentos podem ser ligados ou desligados um a um, a qualquer momento. Só o dono tem acesso irrestrito sempre — um membro nunca vê mais do que o que foi liberado pra ele, nem pelo Assistente.

É também aqui que fica a assinatura do SCROW: plano atual, forma de pagamento e faturas, processadas pelo Mercado Pago.